Бухгалтер в Перми

Организация арендует офис в многоэтажном здании. Иногда она выдает наличные средства (для командировок, хозяйственных нужд). Нужно ли ей оборудовать кассовую комнату?

Ответ: Организации, работающие с наличными деньгами, независимо от того, на какие нужды расходуются эти деньги, обязаны соблюдать требования Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок). В частности, Приложением N 3 к Порядку установлены требования к помещению кассовой комнаты. Согласно этим требованиям кассовая комната должна быть изолирована от других помещений, не располагаться на первом или последнем этаже многоэтажных зданий, иметь надежные перегородки, стены и потолки, а также две двери, одна из которых — в виде стальной решетки (п. 3 Приложения N 3 к Порядку (далее — Единые требования)). Кроме того, в помещении должен находиться исправный огнетушитель. За нарушение этих требований предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (Постановления ФАС Поволжского округа 14.01.2009 N А12-16204/2008, ФАС Северо-Кавказского округа от 28.04.2008 N Ф08-2106/2008-766А, от 02.08.2007 N Ф08-4749/2007-1836А). Отметим, что при этом возможно применение ст. 2.9 КоАП РФ.
Между тем ответственности можно избежать при соблюдении определенных условий. Во-первых, требования к оборудованию кассы не касаются организаций, не работающих с наличными деньгами (Постановление ФАС Поволжского округа от 18.12.2007 N А57-2424/07-33). Поэтому если операции с наличностью носят единичный характер, то организация может использовать как для оплаты командировочных расходов, так и для оплаты хозяйственных расходов корпоративную банковскую карту.
Во-вторых, по мнению судов, оштрафовать за нарушение требований к помещению кассы налоговый орган вправе только в том случае, если можно (Постановления ФАС Поволжского округа от 18.09.2008 N А12-4948/08, ФАС Северо-Кавказского округа от 18.02.2009 по делу N А32-22027/2008-29/346-147АЖ):
— доказать наличие у организации свободных денег и определить их сумму;
— подтвердить, что деньги хранились в организации;
— указать конкретную дату совершения правонарушения.
Таким образом, с одной стороны, организация, ведущая наличные расчеты, обязана оборудовать кассовую комнату независимо от месторасположения офиса, но, с другой стороны, избежать административной ответственности возможно при соблюдении вышеуказанных условий.